A Extranet é uma rede utilizada por empresas ou outras organizações, que permite trocar informações com o público externo. Entenda como funciona!
Atualmente, as informações que circulam dentro de uma empresa são bastante valiosas, e muitas vezes confidenciais. Contudo, essa demanda de dados precisa ser passada adiante, para colaboradores e parceiros de negócios.
Como fazer isso de forma prática e segura? É para isso que muitas empresas utilizam a extranet, uma solução que torna isso possível. Mas como ela faz isso? É o que você vai entender melhor no artigo de hoje. Continue a leitura para saber como a extranet pode facilitar a comunicação interna e externa do seu negócio!
O que é a Extranet?
A extranet é uma rede de computadores utilizada por empresas ou outras instituições, que através da internet, permite trocar informações com o público externo de maneira controlada e segura.
No ambiente empresarial, a extranet é muito usada para manter o relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros de negócios. Já em um ambiente educacional, ela pode ser utilizada para acessar ambientes virtuais de aprendizagem, com aulas interativas ou também para outras finalidades.
Ela é importante, pois é um sistema seguro, fundamental para manter protegidas as informações importantes das organizações. Em um sistema de extranet, todos os acessos ficam registrados, e é possível verificar quando, em que local e quem acessou uma determinada informação, através do endereço de IP do usuário.
Uma extranet pode ser criada do zero, de acordo com as necessidades e especificações determinadas pela organização. Contudo, isso exige que a empresa tenha em sua equipe profissionais de TI qualificados, ou será necessário terceirizar, tanto para a implementação da extranet, quanto para a sua manutenção.
Atualmente, graças à tecnologia, já existem opções de extranet semi-prontas, às quais é possível adicionar ferramentas específicas, conforme a necessidade do negócio. Essa pode ser uma boa opção para pequenas e médias empresas.
Para que ela serve?
A extranet serve para facilitar a comunicação entre uma empresa e seus parceiros de negócios, pois permite criar uma rede de informações que ajudam a fortalecer o relacionamento comercial entre ambos.
Este sistema pode ser eficaz em diversos tipos de setores empresariais, como área de compras, vendas, fabricação, distribuição, entre outras. Com ela, é possível gerenciar documentos, tarefas, calendários, diretórios de contatos, entre outras atividades.
Além disso, com a extranet também é possível criar um ambiente colaborativo, que permite que todos que tem acesso possam acessar facilmente as informações e acompanhar dados atualizados e documentos emitidos, o que ajuda a verificar o andamento da empresa e ter um maior controle sobre o que acontece.
Dessa forma, ela é uma ferramenta eficaz para gerenciar de forma precisa tudo aquilo que envolve a organização e seus usuários externos. Dessa forma, ela pode ser acessada de forma presencial ou remota, por equipes, clientes e parceiros, através de um computador, smartphone ou qualquer outro aparelho que tenha acesso à internet.
Diferença entre Intranet e Extranet
É bastante comum confundir os conceitos de extranet e intranet, isso porque ambas possuem um modelo de construção bastante parecido. A intranet é um sistema utilizado por empresas ou outras instituições para a troca de informações entre colaboradores e o público interno em geral da organização.
Dessa forma, a intranet se torna um ambiente interno em que os computadores estão situados em um mesmo espaço físico, e não precisam necessariamente estar conectados à internet para acessá-la.
Ela é bastante utilizada nas empresas para enviar comunicados gerais aos colaboradores, além de facilitar a comunicação entre os diversos setores da organização.
Já a extranet, precisa de uma conexão com a internet para ser acessada, e isso é feito através de um login e uma senha. Assim, o público externo, sejam clientes, fornecedores ou parceiros, conseguem acessar a extranet e manter um relacionamento com a empresa.
Ao ter um sistema de extranet em que as organizações possam compartilhar as informações, elas podem viabilizar pedidos, realizar pagamentos e facilitar outras atividades do dia a dia de forma compartilhada e segura.
Com isso, ambas as partes saem ganhando, pois, a extranet proporciona benefícios como a facilidade na transmissão de informação, redução dos custos com outros serviços de comunicação, maior controle de acesso à informação, entre outros.
De maneira resumida, podemos entender então a extranet como um sistema de comunicação com o público externo da organização, e a intranet um ambiente de comunicação interna.
Vantagens e desvantagens da Extranet
Para as empresas, é bastante vantajoso investir em um sistema de extranet, pois ela permite centralizar as informações e manter uma comunicação direta com diversas pessoas, que podem acessar a qualquer momento via internet esses dados. Além disso, há ainda outras vantagens, tais como:
- Segurança: com ela, é possível determinar o nível de acesso e interatividade que cada usuário pode ter dentro deste ambiente, de acordo com suas demandas, função exercida, etc. Dessa forma, é possível compartilhar arquivos e dados confidenciais de maneira segura, o que ajuda a simplificar o fluxo de informações.
- Versatilidade: a extranet permite compartilhar arquivos grandes com facilidade e sem problemas, o que não seria possível via e-mail ou outros.
- Possibilita o trabalho remoto: por utilizar a internet, a extranet possibilita a implementação de redes virtuais privadas (VPN) para que os colaboradores possam trabalhar de maneira remota. Dessa forma, os profissionais podem acessar os dados através de um login e senha de qualquer lugar, o que é importante para a produtividade das empresas.
- Reduz custos: uma vez que a extranet armazena todos os dados na web, ela acaba sendo uma excelente opção para a redução de custos, principalmente para pequenas empresas, pois minimiza os custos de armazenamento e implementação.
- Acesso aos dados em tempo real: esta é uma excelente funcionalidade, pois possibilita que todos os colaboradores e demais pessoas possam acessar dados em tempo real, durante uma reunião remota, por exemplo.
Quanto às desvantagens no uso da extranet, um estudo apontou algumas dificuldades na sua implementação, que podem estar relacionadas com:
- Dificuldades no suporte técnico;
- Problemas com baixa velocidade de acesso;
- Interface do sistema pouco amigável;
- Necessidade de treinamento para a utilização;
- Problemas com autorizações de acesso, que precisam ser liberadas pelos administradores da extranet;
- Dificuldade de inserção na cultura organizacional da empresa.
Ao utilizar uma extranet na sua empresa, é possível melhorar sua comunicação com os colaboradores e parceiros, criando uma base de dados que ajudam nas atividades do dia a dia, para um relacionamento comercial mais ágil e produtivo.
Além disso, graças à facilidade de acesso e a integração das informações, é possível fazer um acompanhamento constante, o que proporciona melhores resultados para a organização.